Вътрешнофирмена кореспонденция


Категория на документа: Икономика


Вътрешнофирмена кореспонденция

6. Общоадминистративни документи

6.1. Основни характеристики

Общоадминистративните документи са неотменна част от бизнескореспонденцията на институцията. Предназначени са да служат като документи, които отразяват сведения, факти или права, чийто срок на действие е еднократен или постоянен. Документите от тази група са:
- справочно-информационни: служебна бележка, декларация, уверение, удостоверение (сертификат);
- организационно-разпределителни: заповед, пълномощно.

Общоадминистративните документи се издават на служители или физически лица:
- при поискване на заинтересуваните лица по тяхна молба;
- когато това е необходимо във връзка със задълженията им.
Основание за издаването им са:
- правно-нормативната уредба на страната;
- вътрешните правилници на фирмите и организациите;
- необходимостта от изпълнение на дейността.

Изискванията при съставянето и оформянето им са съобразени: с Българския държавен стандарт и с Единната държавна система за деловодство.

Общоадминистративните документи са:
- типизирани - същностното, характерното и типичното за групата документи се представя чрез индивидуалното, единичното; типизацията е част от стандартизацията;
- стандартизирани - установени са единни норми и изисквания за качество, форма, големина;
- унификацирани - уеднаквени, установено е единство, еднообразие.

Уеднаквяването на документите относно правилата и начините за тяхното оформяне, дава възможност една част от тях да се съставят серийно на бланки, друга част да се оформят в момент, когато възникне необходимост от тяхното издаване.

Създаването на документите включва два етапа:
- съставяне - работен процес, при който се формира съдържателната част на документа; подписи и инициали; имената на лицата, за които се отнасят документите, се пишат винаги и само с главни букви;
- форматиране - реквизитите на документа се подреждат съгласно стандартизираните изисквания (в структурни вертикали).
Реквизитите на общоадминистративните документи са:
Адресант - институцията, която издава документа;
Име на документа;
Изходящ номер и дата на издаване;

Съдържание - в два абзаца: констатираща част; направляваща (разпоредителна) част;
Подпис, печат - от I-ви вертикал - подпис на по-нискостоящия в служебната йерархия служител; от III-ти вертикал - подпис на ръководителя и печат;

Инициализиране на документа - включва инициалите на съставителя на документа (поръчителя) и техническия оформител.

Стилът е официален, делови. Документът съдържа два абзаца. Текстът е кратък и отразява сведения и факти без всякаква словесна и емоционална окраска. Използват се характерни думи, изрази и фразеологични съчетания.информацията се възприема недвусмислено и без затруднение.

Общоадминистративните документи се пишат с т.н. "отворен абзац", при което в документа точно се вписва действието: в декларацията - декларира; в пълномощното - упълномощава; в удостоверението - удостоверява; в уверението - уверява; в заповедта - назначава, съкращава, утвърждава, разрешава и др.

В отворения абзац действието се извежда на самостоятелен ред, за да се открои, то се пише с главни букви и с разредка (симетрично на името на документа), и се отделя от останалия текст с по един свободен ред отгоре и отдолу; центрира се. След това текстът продължава както обикновено.

Общоадминистративните документи се оформят на лист: - формат А4 (210/297мм) - обикновен лист; формат А5L (210/148 мм) - половин лист, на ширина; формат А5H (148/210 мм) - половин лист, на височина.

6.2. Справочно-информационни документи
а) Служебна бележка




Сподели линка с приятел:





Яндекс.Метрика
Вътрешнофирмена кореспонденция 9 out of 10 based on 2 ratings. 2 user reviews.