Провеждане на делова среща


Категория на документа: Икономика




Провеждане на делова среща

(Реферат по писмени и устни комуникации)

Изготвила:
Изабел Бали, София, 2013г.

Съдържание:

> Увод стр. 3
> Обноски и маниерии стр. 4
> Сценарии и дневен ред стр. 5
> Етапи на делови разговори стр. 6
> Подготовка на решението стр. 8
> Източници стр. 9

Увод

Независимо от професията, с която се занимаваме, на всеки един от нас му се налага някога да проведе делова среща. На тази среща решаваме проблеми, някой по-важни, други по-незначителни. Обсъждаме и вземаме значими за бъдещето си решения, преговаряме и договаряме, спорим и обмисляме.

Разбира се, деловата среща е много полезна. Но преди да се срещнем с някой така официално, трябва да бъдем запознати с тънкостите и формалностите и́, за да не бъдем поставени в неудобни и конфузни ситуации. Трябва да сме наястно с много неща, за някой от които дори не сме подозирали.

Обноски и маниери

Най-напред трябва да бъдем наясно с поведението и обноските, които се очаква да притежаваме при една делова среща. Би било полезно да знаем какви маниери трябва да притежаваме, за да направим добро впечатление и да се харесаме на нашите бъдещи партньори, защото както всеки един от нас знае, първото впечатление е най-важното. Да вземем за пример излъчването. То е много ключово при провеждането на една делова стеща. Хубаво е да сме усмихнати, но не трябва да прекаляваме, за да не изглеждаме като подмазвачи. Доказано е, че се общува много по-лесно с лъчезарни хора и това спомага за отпускането на нашите колеги.

Друго нещо, което трябва да вземем под внимание е поздрава. Препоръчително е той да е по-официален, като " Добър ден!". Не е желателно поздрав като "Здравейте!" да се използва, особено ако човека, с когото се срещаме е по-възрастен или на по-висок пост. В такива случай задължително трябва да бъдем по-формални.

Заедно с поздрава, ръка за ръка върви и ръкостискането. Във всички случай то е задължително. Когато се ръкостискаме, не трябва да стискаме и да разклащаме прекалено много събеседника си - в крайна сметка искаме да го поздравим, а не да му счупим ръката, а и никой не се интересува от физическата сила, с която разполагаме. Въпреки това нашата длан не трябва да бъде и прекалено отпусната, защото това е проява на липса на етикет и незаинтересованост от срещата.

Също така е много важно, когато не познаваме някой, дощъл на срещата, да се запознаем с него с думите "Приятно ми е, ... " , а не "Вие кой сте ? " . Когато се обръщаме към някой, задължително трябва да е по фамилия и с обръщението "Г-н", "Г-жа", "Г-ца", независимо от това дали го познаваме. Учтивите форми са част от бизнес етикета, който никога не бива да забравяме.

Когато разговаряме, винаги трябва да го правим само делово. Не трябва да се изтъкваме по никакъв начим, защото това създава лощи впечатление у събеседниците.
Сценарии и дневен ред

Преди да се уговорим за една делова среща, трябва да помислим за сценария и дневния ред. Те трябва да са добре планувани, за да не станат недоразумения.

Трябва да помислим за времето и мястото на срещата. Часа не трябва да бъде прекалено ранен - никой не желае да разговаря за важни проблеми още преди да си е изпил кафето. Не трябва да бъде и прекалено късен- след изморителен и напрегнат ден, всички бихме искали да отпочинем, а не да продължим с напрежението. По тази причина най-удачно е времето на деловата среща да бъде между 10:30 и 12:30. Мястото най-често е в офис, но ако желаем, може да плануваме и случайна среща на случайно място с цел опознаване на съдружника. Трябва да сме събрали нужда информация за партньора си- да сме наясно за някой черти от характера му, които се заягат по-често и да избягваме въпросите, които могат да ги проявят. Добре ще е, ако успеем да разберем и какво е неговото мнение за нас самите.

Преди да проведем една делова среща трябва да подготвим апаратурата, с която искаме да си помогнем. След подготовката, задължително трябва да направим двукратна проверка, за да не изпаднем в неловки ситуации. Също така трябва да сме взели подходящата документация по темите, които възнамеряваме да обсъждаме.

Но най-важното нещо в сценария на нащата делова среща е точното формулиране на проблема, аргументите, които ще се използват и, разбира се, нашата позииця. Трябва да бъдем наясно с това, което желаем да постигнем и средствата, които ще използваме. В случай на неуспех в преговора, задължително трябва да имаме резервен план с цел обеждаване на бъдещите сътрудници в правотата и успеха ни. Важно е да бъдем самоуверени и сигурни в себе си, за да повярват и другите!

Трябва да направим идеален план за дневен ред. Той трябва да е ясен и добре подреден.Трябва да пресметен времето, за което ще говорим по даден проблем, за да не разтягаме прекалено много по-маловажни неща или да говорим прекалено кратко върху същината на въпроса. Хубаво е да сме наясно, че ще има точки от нашия дневен ред, по които няма да можем да говорим, защото ще бъдат отхвърлени или просто няма да остане време за обсъждането им. По тази причина предварително трябва да обсъдим точките от плана си и да премахнем най-маловажните. Баланса на обсъжданите проблеми също е много важен. Хубаво е да редуваме сериозни и по-незначителни въпроси, за да накараме аудиторията да ни слуша и да не се отекчава от това, което казваме. В нашия долови ред трябва да включим точка, която изчерпра проблема и след която няма какво друго да се каже. Тази точка винаги се оставя за най-накрая.
Трябра да бъдем подготвени идеално за темата, по която говори.Трябва и да слушаме внимателно зададените въпроси, на които преди да отговорим трябва добре да помислим, защото винаги могат да бъдат подвеждащи и да кажем нещо, което е трябвало да бъде запазено за самите нас. Никога не трябва да отговаряме на въпрос с " Не знам." , по-добре ще е да кажем нещо заобиколно на въпроса, но в никакъв случай не трябва да мълчим. Трябва да запомним, че всеки въпрос има отговор, отговор, в който дори и да не сме сигурни, трябва да вярваме и да го представим абсолютно сигурен.

Етапи на делови разговори

След отличната ни подготовна е време да се замислим възху самите разговори. Можем да комуникираме чрез слушане, задаване на въпроси, аргументи, говорене и невербални символи.



Сподели линка с приятел:





Яндекс.Метрика
Провеждане на делова среща 9 out of 10 based on 2 ratings. 2 user reviews.