Комуникациите в бизнеса в съвременните условия


Категория на документа: Икономика



- Да бъдем допускани;

- Да въздействаме (за промяна на поведение или отношение).

Най-сериозните провали в бизнеса и въобще в организационното поведение настъпват преди всичко поради подценяване на въпроса, свързан с изясняването на целите. Например административен директор на болница, която е в окаяно състояние, участва във важна пресконференция. Вместо да се съсредоточи, да обмисли предварително най-убедителните аргументи, за да предизвика загрижеността и полезната намеса на отговорните инстанции, на фондациите и благотворителните дружества и за ги изложи по подходящ начин, той навлиза в излишно обясняване в детайли на медицинска апаратура, на строго професионални термини, свързани със заболеваемост, диагностика и лечение.

Така обаче не може да се промени нито равнодушие, нито неинформираност за тежкото състояние на здравното заведение. Едно стегнато и с дозирана емоционалност изложение, в което релефно изпъкват задълбочаващите се негативни тенденции, опасното приближаване до критичната точка на срив в организационната система (поради липса на човешки ресурси средства, апаратура, елементарни медикаменти и консумативи) ще бъде в синхрон с поставената цел - събуждане на внимание, предизвикване на съчувствие, като цяло - формиране на позитивна нагласа към болницата и към това, с което тя се занимава, а в конкретен аспект - мотивиране на активност за подпомагане и осигуряване на средства и материали, необходими за нормалното й функциониране.

От гледна точка на използваните средства също различаваме няколко форми на делово общуване: вербални, невербални, епистоларни и телефонни.

Вербалната форма разчита основно на обикновената човешка реч, като на класическо средство за общуване. Чрез думите хората се разбират най-добре, защото по този начин могат да покажат силата и предимството на това, че са разумни, мислещи същества. Интелектуалното богатство, ораторските умения, способността чрез устното словото да се въздейства и убеждава правят тази комуникативна форма действително незаменимо средство в бизнеса.

Невербалната форма макар и да не е основният тип за размяна на мисли и чувства, факти и идеи също играе огромна роля в деловите връзки. "Тънкият" момент тук е, че за много кратко време (понякога за секунда или за части от секундата) може да научим и да почувстваме вярно неща, които чрез думите да не успеем да възприемем и да разберем за часове. Както отбелязват специалистите: "Комуникацията не е ограничена само до това, което казано или написано. Тонът на гласа, силата и емфазисът на глаавните фрази често предават по-истински значението отколкото самите думи. Начините, по които хората стоят,седят, обличат се и говорят, както и техните лицеви изражения, движения, маниери - всичко това участва в процеса на общуването". Състоянието на тялото и на отделните негови части (глава, рамене, ръце,торс, долни крайници) е твърде показателно за готовност да се преговаря или за нежелание да се контактува. Езикът на жестовете или пък "емоционалната и семантична натовареност" на погледа издават много често реалните чувства, намерения и интереси на отсрещната страна, независимо от това което тя иска по вербален път (устно, с думи) да изрази. Разстоянията между деловите партньори също са показателни за целите, мотивите и конкретните им желания. Умението да се разчитат знаците и кодовете на човешкото тяло, както и да се правят желаните внушения тъкмо по този - невербален - начин е сред най-трудно отдаващите се на хората. Подсъзнателният му характер и културната му предопределеност допълнително усложняват възприемането и усвояването на тези техники.

Трудността да бъдат отделени една от друга различните комуникационни форми - във вербалното общуване се преплитат и невербални моменти, телефонната комуникация, също може да се подчинява на езика на тялото, а пък все повече зачествяват случаите на разменени аудио- или пък видео писма (касети, на които по аудио или видео способ са записани посланията точно така както в едно обикновено писмо е заложено съобщението - новините, въпросите, сведенията.

Епистоларните (писмовни, кореспондентски) контакти заемат изключително отговорно и сериозно място в структурата на фирмената комуникация. Би ли могъл някой да си представи осъществяването на взаимодействие и свързаните с него - отговорности, срокове, финансови и други отчетни аспекти, системното и надеждно информиране, контролиране, организиране, регулиране и коригиране на всекидневната мениджърска дейност без наличието на служебната кореспонденция? Тя не е просто документалната основа на фирмената дейност. Тя е и паметта, и гаранцията за значимостта на всичко, което се върши в името на определени предприемачески, управленски цели. Писмата в бизнеса са и извор на информация, и ръководство за действие, и предложение за сътрудничество и - редом с още много други достойнства - индикатор за фирмената култура, за имиджа и престижа на подателя.

Телефонната комуникация в бизнеса ускорява още повече контактите и размяната на мисли, идеи и предложения от организационно, търговско, фирмено естество. Не е за пренебрегване както мигновената възможност за установяване на връзка, така и удобството да се води диалог - да се задава въпрос и веднага да се получава отговор, да се излиза с едно предложение, а след размяна на мнения по същото време, да се стига до друга - още по детайлирана и прецизирана оферта. Има и неудобства, като например това, че обикновено човек в такива случаи - воденето на служебни разговори - няма винаги възможност добре да обмисли нещата, различните варианти и рискува да отговори прибързано и несъвсем точно. Освен това телефонният разговор няма доказателствена стойност и много често мениджърите предпочитат да получат дадена поръчка писмено, а не устно - по телефона.

Телекси, факсове, телеконференции, компютризирани и видеокомуникационни начини и редица още най-нови технологични средства и способи за осъществяване на делово общуване навлизат в деловото пространство и печелят популярност с удобството и надеждността си. Колкото обаче и да се подсигурени срещу случайни грешки, незнание или пък препятствия от обективно естество, те имат за основна мисия о б с л у ж в а н е т о на човека в деловата му реализация. Тъкмо затова основното в фирмената комуникация винаги ще бъде личността и нейният богат и извънредно разнообразен комуникационен спектър.

Деловата комуникация и подстъпите към нейното успешно функциониране са улеснени от големия жизнен опит, натрупан в полето на обикновеното междучовешко общуване. Този опит е показателен за редица средства, начини и стимули, допринасящи за пълноценните контакти,за доброто разбирателство, за единението по посока на съвместното съществуване, хармоничното и справедливо отношение между приятели, роднини, близки или пък непознати. Поуката при всички случаи от развитието и напредъка в личностното общуване е свързана с осъзнаването на потребността от достойно и уважително отношение към другия до нас; ценността на такта и толерантността; умението да се изслушват околните и да не се прекъсват, преди да са приключили със своето изложение;готовността да се приема и друга гледна точка, т.е. да се овладява културата на дискусията и на спора; убедеността, че за ползотворното общуване човек трябва да се готви и духом, и тялом, и като мисъл, и като външност, и да предвиди подходяща среда, момент и въобще - стил на поведение и т.н.

Ефективността в организационната,във фирмената комуникация е в зависимост както от осъзнатите и овладени общочовешки норми и правила на съжителство, на съвместна дейност, така и от специфичните обстоятелства на трудовата сфера, фирмената култура - т.е. доминиращите ценности, традиции, вярвания и норми в конкретната фирмена общност и,разбира се, стратегическите и тактическите цели на мениджмънта. Ефективно комуникират със своите колеги или подчинени онези мениджъри, които не само си дават ясна сметка за ролята и мястото на общуването сред факторите за техния професионален успех (в т.ч. увеличението на печалбата или пък подобряването на имиджа им), но и градивно подхождат към връзките в тяхната организация, стремят се да ги подчинят на корпоративните интереси и да установят мечтания баланс между рационално и емоционално, между технократско и хуманитарно. Наред с всичко друго, ефективен е и онзи мениджър, който съумява независимо от всички свои постове,"височини" на длъжности по стълбицата на класическата йерархия и получавани дивиденти, да запази естествен човешки маниер и стил, да не се самозабрави и да се държи с подчинените си високомерно,надуто и презрително.

Как мениджърите могат да подобрят междуличностните връзки в ръководените от тях организационни структури? На първо място - чрез търсене на по-резултатни механизми за взаимодействие между ръководен състав и служители. А това може да бъде постигнато по пътя на приобщаването на последните към процеси свързани с анализирането и планирането на фирмената дейност. На второ място,посредством въвеждането на т.нар.метод на "двояка комуникация".При него подчинените биват информирани в максимална степен за всички проблеми от тяхното ръководство и съответно имат възможността да вземат участие в тяхното разрешаване. Отново става дума за такива комуникации, които ангажират персонала в дейност, свързана с постигането на организационни цели. На трето място, като се придава на работата, вършена от подчинените все по-голям смисъл. Наистина трудно ще се открие по-унизяващ факт от този, съгласно който мениджърът цени машината и машинното съоръжение повече от своя служител.Доверието на хората може да бъде спечелено и те да бъдат мотивирани още по-надеждно само ако ръководството им осигури достатъчно добри условия да взимат решения, а не само да чакат какво ще "каже" компютърът. Т.е. става дума да се управлява така, че хората да придобиват реалното самочувствие, че те контролират машините, а не обратното.

Нека да не звучи банално,но и в бъдеще управленската комуникация и връзките със служителите в трудовата среда ще зависят много от прилагането на такива стародавни и като че ли започнали да се поизносват (като термини) методи, техники, принципи и норми на ръководство, каквито са например индивидуалната работа с хората;
свободата за критика на ръководството; правото за получаване на информация от първа ръка; зачитане на значимостта на живото общуване с персонала, или пък да речем - ролята на личния пример. Навярно не е от толкова голямо значение наименованието - дали ще бъде "роля на личния пример" или пък "персонална мениджърска парадигма" е почти все едно.
Главното обаче е, да се осмисли и подчертае, възприеме и следва такъв стил на управленска комуникация, който да показва и съпричастност, и всеотдайност, и готовност за лишения в тежки моменти от страна на боса, на лидера, на шефа. При това такива персонифицирани модели на ръководство съвсем да не бъдат просто лицемерно "изиграни", а да се превърнат в органична част от фирмената философия и практика - в истински мотив и реален модус на организационно съществуване. Такъв образец действително е в състояние да ентусиазира хората, да им вдъхне увереност и да осмисли трудовото им всекидневие.Те биха засилили своята активност още повече, ако знаят и виждат че онези, които са начело също са активни, също полагат и дават всичко от себе си за просперитета на фирмата и за постигането на главните цели, за които вече в никакъв случай
не може да възниква съмнение, че не са общи и благородни.

Бизнес комуникацията като процес, насочен към ползотворната съвместна работа и свързан главно с размяната, предаването и възприемането на информация, с умението на хората да се разбират помежду си, е незаменим компонент от цялостната структура на мениджмънта и на фирмената култура. Без нея не може да се осъществяват главните функции на ръководството - нито планирането, нито координирането,нито контролирането. Организационният живот е немислим без деловото общуване - как иначе ще се издават и разпространяват, възприемат и разбират нареждания, инструкции и заповеди? Комуникацията споява мотиви и интереси, цели и средства, намерения и резултати. Отношението към нея и средствата, които се използват за оптимизирнето й са безпогрешния индикатор както за конкретната фирмена култура, така и въобще за жизнеността, за стабилността на ръководство и изпълнителски състав, на мениджмънта и на всичко,свързано с него.

Деловата комуникация е обвързана здраво с вербалните умения,с реторичните техники и похвати, с прилагането на способности за убеждаване на бизнес партньора, с различните логически и емоционални средства за влияние и за формиране на определено мнение. В модерния мениджмънт непрекъснато се засилва употребата на електронни и автоматизирани системи за информиране и управление. Но тази тенденция не е в противовес на друга една тенденция: все по-голямо значение да придобива личностното влияние чрез говорното слово и неговото богатство. Зачитането на човешките ценности и етиката на отношенията е една от основните причини да говорим за хуманизиране на бизнес комуникация. Това хуманизиране се аргументира и чрез големия ефект, който имат личните разговори, дискусии, спорове между отделните представители на деловия свят.

Красноречието е не просто още едно положително качество за търговеца, предприемача, дилъра или брокера, а сериозно условие за успехи в кариерата му и съществен белег за степента на фирмената му култура. Ораторското майсторство на бизнесмена неминуемо произтича и от общите принципи за реторичното изкуство. А те са формулирани още от Аристотел:
- Яснота на обществения интерес;

- Яснота на мисълта;

- Яснота на говора.

Бизнесменът не може да си позволява лукса да бъде слаб оратор и да не умее да си служи със словото. Много често му се налага да провежда съвещания, да води конференции, заседания, кръгли маси; търсен е от журналисти за интервюта и коментари; участва или пък сам организира пресконференции и т.н. Тромавата реч, непоследователността на мисълта му, неяснотата или пък - което е още по-лошо - н е д о с т о в е р н о с т т а, на думите му са достатъчни, за да бъде той дискредетиран, взет на несериозно и обявен за нелоялен партньор, конкурент или съдружник.

Кои са онези класически основи на реториката, валидни изцяло и за бизнес комуникацията? Всъщност този въпрос навярно не е достатъчно прецизиран, тъй като по начало трудно може да се открие ораторско качество, което да е "излишно" в деловите разговори и дискусии. Но все пак приоритетно могат да се изведат няколко реторични умения, които стопроцентово се отнасят и до способностите на деловите хора да убеждават чрез слово:

1.Правилен строеж на речта.




Сподели линка с приятел:





Яндекс.Метрика
Комуникациите в бизнеса в съвременните условия 9 out of 10 based on 2 ratings. 2 user reviews.