Комуникации и връзки с обществеността


Категория на документа: Икономика


* старт на важна реформа, с която ще се засегнат интересите на големи социални групи;
Подготовка на пресконференцията:
1. Анализират се публикациите на организацията за определен пе-
риод, който се определя от пиар специалиста.Анализа води до прогнозиране на важни въпроси, които биха били зададени от журналистите на пресконференцията и се подготвят отговори.Особено внимание се обръща на кръга "неудобни въпроси", евентуално ако бъдат зададени.Разработват се варианти за отговор и те съобразно от ситуацията избират един или друг отговор.Успешността на пресконференцията се гарантира и от тъй нареченото нейно отрепетирване, при което се тренира убедителност в отговорите на въпросите, особено на неудобните.При тренировката се внасят корекции по предварителния сценарий.Репетират се концепциите подготвени от пиар специалистите, както и съчетанието с какви визуални средства да бъдат подкрепени.Най-добре се оформя сценария на пресконференцията, ако пиар специалиста се постави от гледна точка на журналиста.Това е сложно тъй-като присъстват различни медии имащи различна политика, различно отношение към организацията.Професионализма задължава освен предвиждането на въпросите, за да се овладеят целевите публики, да се обърне внимание на тона, израза на лицето, ако може да се прояви чувство за хумор.
Отговорите като"Без коментар" не се препоръчват, защото дават възможност да се развихри въображението на журналиста и публиката в насока, която не е благоприятна за организацията.
2. Списък на масмедиите, които биха изпратили представители -
желателно е поканите да са изпратени 1-2 седмици преди събитието.В тях да има текст, който да съдържа така поднесена информация, че да събуди интерес.Ако пиар специалистите познават конкретни журналисти, те могат да изпратят поканата лично.Датата не трябва да съвпада с други важни събития през деня.
3. Да се подготвят и раздадат медия-папки - това говори за
професионализъм.Целта е да улеснят журналистите в ориентирането им в проблема.Раздават се на самата пресконференция.Поканата трябва да носи името, логото, девиза на организацията.Трябва да съдържа всичко,
което отграничава и индентифицира организацията.Важен е дизайнът и, който понякога става символ на организацията.В нея могат да се съдържат биографични данни и основна информация за организацията, икономическа, демографска, социална, културна организация, индиви-
дуална биография на участниците в пресконференцията, информация
проследяваща развитието на събитието, готов коментар ако има такъв,
статии от авторитетни списания, тъй наречените листове за популярност, в които са описани важни за организацията клиенти, покана за коктейл, концерт, химикали.
Целта на тези медия-папки е да илюстрират и оживят пресконференцията, да подпомогнат публиката и журналистите да възприемат и запаметят информацията.
Материалите трябва да имат различна информация от тази на водещият или да осветляват проблема от необичаен аспект.
4. Технически да се обезпечи пресконференцията - свързване с опре-
делен човек за избор на зала, проверка на акустика, визуални материали, маси, столове и т.н.
5. Преценка от страна на организаторите, кои от членовете на орга-
низацията трябва да присъстват на пресконференцията,Обикновено това са ръководни лица и в зависимост от проблема може да се поканят и външни експерти.Ако проблема е свързан с взаимоотношенията с държавните институции е удачно да се поканят и техни представители.
6. Фиксиране на времето за организирането на пресконференцията -
то трябва да бъде съобразено с технологията за правене на медиите.
Практиката показва, че най-удачното време е между 10-10:30 и 14-14:30ч., а най-удачен ден понеделник, т.к. тогава за почти всички медии има глад за информация поради по спокойните почивни дни и това осигурява попадането на пресконференцията в медиите.Подходящ ден е и неделя поради същите причини.
Задължение на организацията е да се свърже с медиите доълнително
за напомняне часа и мястото на събитието.
Много важна е атмосферата, която трябва да се създаде, да се предразположат журналистите и да им се покаже, че са желани гости.
Това се отразява при отразяването на събитието.Пресконференцията е желателно да започне във времето, което е заложено, но ако не започне навреме организаторите не трябва да проявяват нетърпение.Самото протичане трябва да бъде много добре планирано и анонс за добра пресконференция е нейното стартиране.Има 2 варианта за стартиране:
* когато представител на организацията открие пресконференцията,
представя присъстващите от нейна страна, дава им думата за разясняване на проблема и темата на пресконференцията, след което се дава думата на журналистите за въпроси.Ако организаторите са подготвили предварително материали в медиа-папката и преценят,че тези материали хвърлят достатъчно светлина по проблема може да се мине директно към въпросите на журналистите.Ако водещият познава лично журналистите, давайки им думата ги представя от коя медиа са.
Ако не ги познава е прието всеки журналист да се представя с медиата си.Водещият следва да контролира изказванията и въпросите на журналистите във времето.Добре е да се определи регламент за времето
и броя на въпросите на един журналист.Възможни са провокативни въпроси и водещият или организаторът трябва да имат изработена тактика за отпор на такива въпроси, чрез любезно обяснение, че пресконференцията не засяга темата на въпроса или покана към журналиста да остави отговора след събитието.Понякога се случва да няма журналистически въпроси или те да са много малко поради изчерпателна аргументация на организаторите.Това не трябва да се смята за провал на пресконференцията.На практика има 2 групи играчи
на журналистите и на организаторите.Тя е успешна тогава, когато се активизират тези групи.Поведението на групата на организацията е по важна, защото тяхната подготвеност определя духа на пресконференц.
Принципно изискването е да не се бяга от неудобни въпроси и да се дават честни отговори, дори да не са приятни за организаторите.Журна-
Листите се печелят, когато усетят непринуденост и откровеност в отговорите.Пресконференцията трябва да бъде времево определена.
Продължителността и зависи от значимостта на темата, но при всички положения оптималното време е 30-40 мин.Ако продължи повече, това разпилява вниманието, журналистите я напускат, което напряга обстановката и се дава възможност за повече провокативни въпроси.
Хубаво е ако, темата позволява, пиар специалистите да развихрят своето въображение и да проведат пресконференцията нестандартно, необичайно.Това гарантира влизането и в повече информационни бюлетини.Примерно може да се драматизира, да се подготви като спектакъл, да се проведе на атрактивно място(музеи,самолет и др.).
Желателно е пиар специалиста да се опита да направи преценка на пресконференцията през очите на журналистите.Това ще му даде възможност в крачка да прави корекции в предварителния сценарий.Изискване към организаторите да се прави запис на
пресконференцията и след това той да бъде анализиранот специалисти.
Въз основа на този анализ да се променят някои елементи при следващата пресконференция във връзка с начини за повишаване интереса на журналистите.
* пресъобщение - тази техника е най-често използваната от пиар
специалистите.То е изготвена информация и изпратена до медиите, която е в рамките на 1-2 страници.Това е контролирана техника.Желаният резултат е постигнат, когато прессъобщението бъде публикувано или излъчено и тази вероятност дали ще е публикувано го прави доста несигурно. За да предизвика интерес то трябва да е професионално подготвено. Този професионализъм се изразява в спецификатори и законите на съответната медия. Чрез прессъобщението организацията разказва за себе си и то трябва да съдържа освен множество аспекти и отговор на въпросите: какво?, къде?, кога?, как се е случило?, кой участва? и защо се е случило?. В пресинформацията трябва да има проверени факти, цитати и да съдържа основни и допълнителни факти. В прессъобщението е желателно да има две дати- едната отчита времето на написване, а другата препоръчва времето, когато то трябва да се публикува. Трвбва да има телефонен номер и име на човека, който го е подготвил, за контакти. Заглавие на прессъобщението, макар често журналистите да го сменят. Текстът трябва да е върху фирмена бланка, тъй като жураналистът веднага трябва да идентифицира съобщението и затова най- отгоре на бланката трябва да се посочи име, телефонен номер, факс. За да се задържи интереса към събитието трябва да се намекне, че ще има ново съобщение, информация, данни.
Стил на съобщението- желателно е да се избягват сложните думи, да се заменят специализирани термини с по- достъпни, текста да е граматически пражилен. Когато се подготвя прессъобщението, пиар специалистът освен познаването на медиите, трябва да си представя своята потенциална публика, защото медията е само посредник, а се търси ефекта в публиките. Той трябва да е наясно към коя точно публика е ориентирана информацията, за да прецени дали това, което пише е важно за нея и дали от това, което е написано тя ще извлече някаква полза. Много добре трябва да се прецени да не се възприеме прессъобщението като реклама. Ако има такива нюанси те трябва да се отстранят. То трябва да бъде достатъчно лаконично, да съдържа сериозни факти, а не размишления на неговия автор. Прессъобщението за да бъде убедително, трябва да съдържа нещо ценно за публиката и да съвпада с мотивите и. Съобщението следва да познава ролята на медиите и затова, трябва да съдържа задължитено новина, текстът да е неотрален, в него е хубаво да има нестандатрна идея или някаква доминанта, да отчита спецификата на района, който се покрива от различните медии.
Кои са събитията, които биха намерили място в прессъобщенията:
- промяна на цени;
- сливане на фирми;
- излизане на нови пазари;
- нови инвестиции;
- промяна в борда на директорите;
- предстоящо събрание на акционери;
- излизане на нов продукт.
Недостатък на прессъобщението е липсата на гаранция, че ще попаднат в медийното пространство. Публикуването им зависи от моментните приоритети на медиите.




Сподели линка с приятел:





Яндекс.Метрика
Комуникации и връзки с обществеността 9 out of 10 based on 2 ratings. 2 user reviews.