Фирмена култура


Категория на документа: Икономика



Курсова задача
Организиране на специални събития
Презентация на продуктите на фирма К-Линк България

1. Същност на организирането на специални събития

Специално е онова събитие, което е планирано, организирано и проведено с цел да се открои по особено запомнящ се начин, така че максимално да се засили важността и значимостта на съответния момент в живота и дейността на дадената организация, да се засили интересът към продукта или услугата, които са в центъра на събитието и да се мотивират купувачите да осъществят покупка или да се възползват от съответната услуга.

Опитът и блестящата практика на бащата на PR - Едуарт Бърнайс, показват майсторството и находчивостта, с които той е организирал и измислял събития, за да привлече вниманието към даден продукт и да формира потребност за закупуването на този продукт. Формулата е проста - Бърнайс създава събития, събитията създават новини, а новините нуждата от това, което той продава.

Днес организирането и провеждането на специални корпоративни и социални събития представлява огромна индустрия, която обединява в себе си не само творчески натури, като специалисти, режисьори, хореографи, дизайнери, журналисти, церемониал майстори и модератори, в това число осветители и озвучители, но и сериозни мениджъри, продуценти и директори, заедно с техните компании, организации и агенции както и всевъзможни производители на декори, фойерверки, тенти и украси за тенти, специална техника за осветление и озвучаване, мултимедия, кетъринг, печатна реклама и др.

Различни са причините, поради които PR агенцията или отделът за връзки с обществеността на дадена организация прибягват до организирането и управлението на специалното събитие. В едни случаи това се налага, за да се спази определена традиция на юбилеи, празнувания, чествания на фирмата и за да се осъществи приемственост в корпоративната дейност. В други случаи това се прави, за да се поддържа или подобрява имиджът на компанията, която чрез едно стойностно оригинално и добре реализирано събитие показва стил, класа и култура. В трети случай причината е събирането на средства и оказването на определена помощ на нуждаещи се (деца лишени от родителска грижа, болни хора, хора в неравностойно положение, пострадали при бедствия и др.). Често специални събития се правят и без повод или поне без формален повод, а просто, за да могат хората от една организация да пообщуват неформално, да се опознаят по-добре, а също така да приобщят към този дух и най-добрите си прартньори и сътрудници.

За организирането на едно корпоративно или социално събитие трябва да се подходи с творчество и експерименталност. Крайният ефект от специалното събитие разбира се зависи от много неща, но двете най- важни са използване на високотехнологичните медии за осигуряване на адекватна атмосфера: украса, осветление и др. и творческо мислене при провеждане на ефективни събития. За да има ефект едно такова събитие, трябва да се спазят някои определени изисквания. Организаторите трябва да са запознати с дейността на фирмата или организацията, чието събитие правят, да са запознати с конкуренцията, в това число и с техните продукти и услуги, за да могат да измислят нещо по- интерсно и креативно за самото събитие. Препоръчително е да не се задоволяват само с общоприетото за бизнеса на техния клиент, а да разширят знанията си за дейността му и извън това, което той конкретно прави. Това може да стане чрез проучване на новите тенденции в конкретната сфера, чрез запознаване с новите и най-авангардни технологии и т.н. Успешните проекти винаги са плод на усилията на целия екип и именно за това е добре да се създадат по-резултатни механизми за общуване със сътрудниците и клиентите още в самата фаза на планиране и подготовка на събитието. Дори избистрянето на идеята и окончателното изработване на стратегията може да стане с помощта на екипа. Експертите са на мнение, че този подход намалява значително вероятността от грешки и недоразумения, неточности и повторения.

Организаторите не трябва да пренебрегват някои формалности и дребни неща, защото без тях може да се допуснат големи грешки и събитието да не протече гладко. Едно от тези неща е "check list". Този списък със задачи и дейности е свързан изцяло с фирмата заела се да организира събитието. Той е от важно значение, защото дава ориентир на организаторите за отговорностите на екипа, за крайните срокове, които трябва да спази като наем за зала, краен срок за разпечатване на покани, уреждането на кетъринга и въобще за цялата подготовка преди събитието.

Другото уточнение, което трябва да направят организаторите със своите клиенти е избирането на подходящия ден за събитието. Те като професионалисти трябва да обяснят на клиентите си, че за едно събитие било то пресконференция, работен обяд или парти най- удачното време за провеждането му е от вторник до четвъртък. Разбира се това не е правило и нещо задължително, но се прави с оглед на това да дойдат максимален брой хора. Още такива подробности са например уточняването на залата, дали е за пушачи или не, дали трябва паркинг за автомобилите на гостите, дали клиентите искат Вале паркинг, за да придадат по- голяма важност на събитието си, дали ще има подаръци за гостите и т.н. Всички тези малки детаели оказват своето голямо влияние по време на събитието и най- вече върху реномето на клиента.

Компаниите все повече оценяват важността на специалните събития и увеличават инвестициите си в тях, съзнавайки, че идеята е в основата на техния успех. За да бъде едно събитие специално, то трябва да е подчинено на свежа и оригинална идея. Само тогава то би могло да произведе очаквания ефект и да гарантира пълноценното достигане на посланията на организацията до нейната публика и гости.

2. Отчет за организиране и провеждане на фирмено събитие - презентация на продуктите на фирма К-Линк България ООД

Eтап
Същност
1.Определяне на целите
Целите, които си поставяме са: да засилим интереса към представяните продукти, да мотивираме участниците към покупки, да разширим дистрибуторската мрежа. Целевите групи към които се стремим са от всяка възраст, но с култура към храненето и начина на живот. Можем да привлечем хора от нашия приятелски кръг, както и лекари и колеги.
2.Формулиране на съобщенията и посланията за събитието и разпространението им.
За самото събитие ще бъдат изработени подходящи покани. Много важно е да получим обратна връзка от хората които сме поканили, тъй като трябва да съобразим залата, местата за настаняване и бюфета.
Самите покани ще бъдат изпратени по имейл и предадени лично на някои от гостите.
*За поканите виж Приложение 1
3.Определяне на разходите за събитието
Важен елемент от организацията на мероприятието. Трябва да се предвидят пари за зала, покани, асистенти, напитки, храна. Напитките ще бъдат вино, вода. Храната ще бъде снаксове, солети - тъй като е след обед не е необходимо да има много храна и да се акцентира не нея. Виното ще допринесе за една по уютна и непринудена обстановка.
4. Изготвяне на детайлизирана програма
12.00 - 12.45 - пристигане на асистентите
/подготовка на залата, разместване на мебели, нареждане на бюфет с храна и напитки,
инсталиране на техниката и проба на звук и картина/
12.45 - 13.00 - пристигане на гостите и настаняване
Гостите трябва да бъдат обслужени с храна и напитки
13.00 - 13.40 - Презентация
13.45 - 14.00 - Време за дегустация на продукта, разглеждане на самите продукти, време за въпроси и запознаване с дистрибуторите.
14.00 - край на събитието/ подреждане на залата /
5. Набелязване на сътрудници за изпълнение на събитието
Залата , която ще се използва е на близък човек, разходите за нея ще бъдат минимални. В същото време ще се популяризира и галерията. Асистентите ще помогнат при аранжирането и подготовката на обстановката.
6.Набелязване на дата на събитието
Датата на събитието е определена 2 седмици преди самото събитие и е съобразена с графика на галерията.
7. Назначаване на мениджър на събитието
Мениджъра ще контролира дейността на асистентите и фирма К Линк България. Той ще бъде и презентатор на събитието.




Сподели линка с приятел:





Яндекс.Метрика
Фирмена култура 9 out of 10 based on 2 ratings. 2 user reviews.