Стопанска кореспонденция


Категория на документа: Икономика



СТОПАНСКА КОРЕСПОНДЕНЦИЯ

І. Изисквания, формат, стил и език на документите:

1. Изисквания

За да се напише стопанско писмо поводите може да са различни. Писмата са често и единствения контакт м/у фирмите, създават добро впечатление в клиентите и за това са от огромно значение. Писмата трябва да са стриктно конструирани и изпратени на време. За съставянето на точно и ясно стопанско писмо трябва да се спазват следните съвети:

* пишете, или диктувайте писмото така , все едно , че лицето, на което пишете седи срещу вас
* предварително решете какво искате да пишете
* да се прочете писмото и ако има излишни или не точни думи или изрази
* да се обърне внимание на І - вия абзац - изреченията трябва да са конкретни и ясни
* да се избегнат повторенията на една и съща мисъл
* да се анализира след прочит дали писмото съдържа тази информация, която иска да се предаде, ако не да се коригира

Преди да се изпрати едно такова писмо трябва да се провери за вярното му съдържание (име, адрес, дати и т.н.).

2. Формат

Основното в кореспонденцията при съставяне на документи е следното:

Дължина на писмото - тя зависи от неговата тема:

Ако е обикновено искане, поздравително или предружително писмо, благодарност то ще бъде кратко, с два до три абзаца. Ако информацията е по-сложна например в доклади, отчети, тогава съдържанието ще бъде по-дълго.

* твърде дългото писмо съдържа често излишна информация;
* твърде кратко писмо обикновено в него липсва голяма част от информацията, което ще породи допълнителни въпроси;
* достатъчна дължина включва точната по обем информация, която дава изчерпателен отговор на всички въпроси.

В кореспонденцията властва принципът на кратките изречения. За кореспондентите с опит писмото от два абзаца е неписан закон. Документ, превишаващ 1-2 страници, намалява изгледите да бъде внимателно прочетен.

3. Език и стил

При писане на документи се стремете към неутрален тон, като се избягва натоварения с много и излишни фрази език или неформалния разговорен език. На документа може да се даде погрешен тон чрез използването на неподходящ речник, идиоми, кратки форми.

* Любезност - стилът не трябва да бъде и твърде опростен, тъй като тогава ще бъде нелюбезен. Много кратко и твърде опростено - звучи грубо. Писмото може да се направи по-учтиво чрез използване на:
* Точност и прецизност - грешките, допуснати в писмото, могат да създадат лошо впечатление. Правописът, пунктуацията, граматиката трябва внимателно да се проверят.
* Акуратност :
> да се кореспондира на същото йерархично ниво;
> да се цитира изходящия номер на писмото, на което се отговаря;
> отговорът да е написан в същия стил и формат.

* Яснота - читателят трябва да е в състояние да разбере какво е написано. Объркването при кореспонденцията често възниква при липсата на последователна мисъл.
* Абревиатури /съкращения/ - те могат да бъдат ползвани, ако и двете страни знаят какво точно означават; пишат се бързо и лесно се четат, но ако не сте сигурни, че са познати, не ги ползвайте

ІІ. Структурна схема:

III. Реквизити:

1. Основни реквизити на стопанското писмо:



Сподели линка с приятел:





Яндекс.Метрика
Стопанска кореспонденция 9 out of 10 based on 2 ratings. 2 user reviews.