Организация на делови срещи и представителни форуми


Категория на документа: Икономика


При разработване на план-график за деня се препоръчва планирането на деня да се осъществява на четвърт час, ако анализираме разпределението на дейностите във времето, че те се ранжират с оглед на ефективността от техниките на учене и определяне на приоритетите.

Дългосрочното планиране (изготвяне на седмичен, двуседмичен и месечен план-график) позволява ранжиране на дейностите в продължение на една, две седмици или месец. Но не винаги при него могат да се включат всички дейности, тъй като в момента на изготвяне на графика не всичко е известно.

2. Уведомление на участниците

Писмата за връзки с обществеността са съществена част от комуникациите в една средна или голяма фирма. Обикновено участниците се уведомяват за такива събития чрез писма-покани.

Писмото - покана е част от практиката на фирмата и е съществен елемент от бизнес етикета. Той изисква да се отправят писмени покани на отпечатана за тези цели бланка с подходящ формат, като името и фамилията на поканения и неговата титла и длъжност се изписват на ръка. Съкращението "R.S.V.P.", което се поставя в края на поканата, означава "с молба за отговор". Когато няма нужда от потвърждение на присъствието, тези букви са зачертани, но може да има и забележка: "Само при невъзможност за присъствие". Поканите се разпращат по подходящ начин, но не по имейл, поне две седмици преди деловата среща, като отговорът за присъствие на поканения, ако такъв се изисква, би следвало да бъде изпратен, също в подходяща форма, не по-късно от седмица преди самата среща. Понякога при бизнес преговори или срещи се пропуска изпращането нa писмени покани, като се уведомяват поканените в устна форма, разчитайки на това, че деловата среща е предвиденa в раздаденaтa на гостите програма, или се изпращат колективни покани, като се счита, че така се създаваt по-неформални и близки отношения или се улесняват гостите. Тази практика е погрешна - тя не отговаря на етикетните изисквания и създава недобри впечатления.

3. Оформяне на документите и осигуряване на техническите средства

Писменото делово общуване включва:
* търговски оферти
* запитвания
* договори от различно естество
* проспекти
* различни материали, разработване на реклами и PR

При създаване на документите не трябва да подценяваме фирмените изисквания, свързани не само със съдържанието, но и с външния вид - дизайн на документа, вид на бланката, качеството на изготвяне и оформяне. Основните реквизити на тази група писма са:

- Адресант (адрес на изпращача) - това е институцията, която пише и изпраща писмото. Посочва се име, фирмен знак, адрес, телефон/факс. Частите на реквизита се центрират; с главни букви се пише името на институцията, а останалите части на адреса - с малки букви. След последния ред на адресанта, информацията се подчертава с плътна непрекъсната черта, за да се открои от другите реквизити на писмото.

- Адресат (адрес на получателя) - включва въвеждащия съюз ДО, титла, длъжност, име и адрес на институцията. Разполага се на разстояние два свободни реда след Адресант. Позиционира се на III вертикал и е ляво подравнен.

- ОТНОСНО: - посочва се темата на писмото в кратък вид. Този реквизит се разполага във II вертикал и се оформя като самостоятелен абзац два свободни реда след реквизита Адресат. Съдържанието му е от една до три думи. Думата "относно" се пише с главни букви и се последва от двоеточие, след което задължително се оставя интервал. Съдържанието се пише с обикновени букви, като само първата е главна; за да се открои се подчертава и накрая се прилага затворена пунктуация (точка).

- Обръщение - винаги уважително, с титла и име. Записва се един свободен ред под реквизита "ОТНОСНО:" с главни букви и стандартен отстъп за нов абзац. След него се пише запетая и отново се оставя един свободен ред.

- Съдържание - включва темата, по която се пише. Обикновено се оформя с два до три абзаца, всеки на нов ред, с отстъп една стандартна стъпка на табулатора. Съдържанието остава ляво или двустранно подравнено.

- Подпис/и - те се идентифицират чрез вписването на титла, име и фамилия. Разполагат се на III вертикал; може да се включи и уважителна фраза.

- Инициали - вписване на инициалите на лицата, които са съставили писмото. Пишат се с главни букви, един до друг, от I вертикал, като се разделят с алтернативна черта (/).

Някои характеристики на съвременните електронни средства за делово общуване:
* в съвременния бизнес използваме - факс, телекс, e- mail;
* при e-mail вида общуване е тип 2 общуване - прилага се вътре и извън организацията , няма времеви ограничения, съхранява се и други;
* конферентни системи, аудио системи - позволява общуване на партньори в различни региони - групово общуване;
* видео конференции - групово общуване;
* компютъризирани конферентни системи;
* интегрирана система - общуване на един с няколко души.

4. Изисквания към поведението на организаторите (държание, стил на ръководство и спазване на бизнес етикет)

Поведението на организаторите има голямо значение при провеждането на деловите срещи. При тях домакините представят непознатите гости като задължително трябва да се усмихнат, да се ръкостискат и да кажат няколко приятни думи. Също, по време на самата делова среща, организаторите трябва да поддържат разговор с гостите (съсед). Тема на разговор могат да бъдат култура, мода, спорт, интереси, професия и др., като не трябва да се прекъсва събеседника.

Професионалният външен вид е от огромно значение както за самата фирма, така и за всеки отделен служител. Начинът, по който се обличаме, говори много за нас - за нашата мотивация, цели, отношението ни към работата. Колкото по-официален е поводът, толкова по-официално трябва да е вашето облекло. Фирмената култура определя допустимото и недопустимото облекло на служителите в компанията. На делови събития също не можете да отидете облечени както и да било. Посредством дрехите си демонстрирате степента на ангажиментите си към фирмата, както и собственото си самочувствие. Когато отиваме на мероприятия, свързани с работата ни, винаги трябва да се обличаме делово, без значение дали става дума за конференция, семинар или командировка. Повечето фирми вече имат въведен дрес код, съобразен със сферата на дейност и клиентите, с които служителите общуват всекидневно.

В коорпоративния свят ризите с къс ръкав се приемат за неподходящи към костюм. По принцип към тях не се носи вратовръзка. Сакото може да се сваля в офиса, но мъжът би трябвало винаги да е с него по време на среща. На делови обеди и вечери въпросът със или без сако се решава от домакина. Смята се, че вратовръзката е единствената изразителна украса на костюма, с която мъжете демонстрират своя индивидуален стил. Бизнес етикетът не допуска в бизнес среда мъжете да носят шапка. Изключение се прави само ако това се налага по здравословни причини. Ръчният часовник е важен елемент от стила на мъжа и облеклото му.




Сподели линка с приятел:





Яндекс.Метрика
Организация на делови срещи и представителни форуми 9 out of 10 based on 2 ratings. 2 user reviews.