Организация на делови срещи и представителни форуми


Категория на документа: Икономика



За да бъде една делова среща ефективна, трябва да се спазват следните 10 стъпки:
- започване точно навреме;
- обявяване целите на срещата;
- спазване на дневния ред;
- спазване на времето на изказване;
- улесняване на дискусията между участниците;
- спряване с трудните участници;
- помощ при разрешаване на конфликтите;
- даване на възможност за задаване на въпроси;
- изясняване на темите, по които трябва да се достигне съгласие;
- обобщениe.
-

За да бъде една делова среща ефективна, работата по нея трябва да продължи и след приключването и. Първото нещо е да се даде оценка на срещата, да се обобщят и разпределят задачите, произтекли от нея, да се набележи план за действие след срещата. Следваща стъпка е написването на протокола, който трябва да бъде готов в рамките на 48 часа след приключване на деловата среща. Последната стъпка е запознаване на съответните служители с резултатите от нея.

Присъствието на председател, който предварително е подготвил програмата, по която ще води срещата, извел е основните опорни точки и следи за тяхното изпълнение, е предпоставка за успешната работа на деловата среща. Когато тя е под форма на дискусия, която засяга повече въпроси, решенията трябва да бъдат формулирани по точки. В края на деловата среща се правят необходимите обобщения и заключения, след което се пристъпва към изготвяне на писмен протокол, където се полагат подписите на председателя, секратаря и протоколчика.

Дневният ред е предварително известен, регламентиран в устава или закона:
* Предварително подготвяне на документите - отчетен доклад, проект за решения, както и на цялата налична информация - достатъчно време от обявата до провеждането, писмена покана.
* При голям обем на информацията или сложността на решенията - формиране на екипи за проучаване и подготовка на доклади за събранието. Подготовка и съдоклади.
* Предварителна подготовка на екипа за отношението към "неочаквани" или "свързани" въпроси и решения, които отклоняват вниманието от предварително набелязаните - въпросите за печалбата, за дивидентите, за инвестиции, за решението на дейността и разнообразието на продуктите, стоките и услугите и т.н.
* Подготовка за водене на деловата среща по обявения дневен ред, в атмосфера на деловитост, рационалност, доброжелателност и сътрудничество.

Планиране на времето:

Планирането на времето е важна предпоставка и сигурен залог за успеха на всяко начинание. В практиката са разработени много методи за подобряване планирането на времето. То не винаги трябва да става писмено. Това създава възможност за по-прецизна подредба на различните дейности, за проверка, допълнение и контрол.
Планът може да бъде:

- план за често срещани дейности;

- ежедневен;

- седмичен;

- двуседмичен;

- месечен;

- годишен.

Доброто планиране на времето включва:
* Яснота за определените цели - необходимо е да се поставят спечифични, измерими, постижими, реалистични и изпълними цели.
* Прогностично мислене - изпреварващото очакване на проблемите и разглеждането на различни възможности подобрява чувствително работата.
* Инвестиране във времето, което само по себе си е време - това се отнася за мениджърите, които, инструктирайки своите сътрудници, ги обучават самостоятелното да решават някои специфични задачи.
* Отделяне на времето за мислене и творчество - колкото по-високо място заема човек в служебната йерархия, толкова повече време трябва да отделя за тези дейности.

Разработване на план-график:

План-графикът дава възможност нагледно да се представят както всички видове дейности, така и междинните почивки в рамките на един ден, седмица, месец и др. Биха могли да се обозначат и приоритетите. Препоръчва се изпълнението на разнообразни задачи, както от групата на особено важните и спешни, така и от групата на маловажните и търпящи отлагане, за да бъде по-стройна организацията на времето в следващите дни.




Сподели линка с приятел:





Яндекс.Метрика
Организация на делови срещи и представителни форуми 9 out of 10 based on 2 ratings. 2 user reviews.