Организация на делови срещи и представителни форуми


Категория на документа: Икономика


Организация на делови срещи и представителни форуми

1. Подготовка и организация на делова среща.
2. Уведомление на участниците.
3. Оформяне на документи и осигуряване на техническите средства.
4. Изисквания към поведението на организаторите (държание, стил на ръководство и спазване на бизнес етикет).
5. Единство между език, жест и поза.

Деловите срещи и представителните форуми са такъв вид общуване, при което съответните партньори взаимно се разкриват и запознават, намират решения на проблеми, които представляват взаимен интерес за отделните страни, запознават се с новости, дискутират различни въпроси, представят разработки и обменят идеи.
Известни са следните представителни форуми на делово общуване:
> Оперативка.
> Делова среща.
> Събрание.
> Конференция.
> Симпозиум.
> Конгрес.

Оперативка - провежда се ежедневно, ежеседмично или друг интервал от време. При нея се събират ръководните кадри във фирмата. Това са собственикът, изпълнителният директор, мениджърът на производството, главният технолог, главният счетоводител и други ръководни органи, като се изяснява програмата и основните задачи за работа през деня или седмицата.

Делова среща - провежда се между представители на отделни организации - партньори. Основната цел на деловата среща е да се обменят идеи и мисли и други по повод на бизнеса, когато желаният резултат партньорите не могат да достигнат по друг начин. Двете страни в деловата среща трябва да достигнат до взаимно съгласие взаимно приемлив резултат. Предварително се изяснява мястото и часът на деловата среща.

Събрание - това е среща, на която се канят хора, и за която се резервират ресурси. Провеждат се като се събират хора с различен опит и специализация, за да се предложат различни мнения и идеи. Всяко събрание избира председател, който ръководи събранието. Провежда се по предварително разработен ред и часови график, който трябва да се спазва. Провежда се при определен кворум. Събранието завършва с предложения, решения, за което се определят отговорници и срокове.

Конференция - това е събрание на представители на държавни, обществени организации или на специалисти от една област, за обсъждане на определени въпроси. Видове конференции:
> Регулярни конференции - като се назовава поредността им.
> Нерегулярни конференции - нямат периодична повтаряемост.
> Регионални конференции - те са в рамките на една държава.
> Национални конференции - участниците са само от една държава.
> Международни конференции - участват представители от различни страни.
> Юбилейни конференции - по повод на годишнини.
Етапи за провеждане на конференцията:
* Първи ден - включва задължителна тържествена част. Откриване с тържествено слово, прочитане на поздравителен адрес от ръководещият конференцията.
* Втори ден - работен, творчески. Работи се в секции и по-малки групи. Води се диалог-след всеки доклад и презентация се дава възможност за разисквания.
* Трети ден - тържествен момент. Той обхваща закриване като се включват кратки изказвания (резюмета), благодарности и връчване на награди.

Симпозиум - при него като представителен форум се извършва обмяна на академични идеи. Може да се провежда всяка година.

Конгрес - провежда се обикновено на определен период от време (5 години). Обобщава дейността като задължително се изнася отчетен доклад, обхващащ дейността на съответната институция, организация и т.н. Приемат се решения с гласуване. За провеждането също е необходим кворум.

Всички представителни форуми се откриват с обръщение, съобщават се целите за събранието, съобщава се дневния ред. Всеки представителен форум има водещ. Обикновено за водещ се избират силни личности. Заседанията трябва да протичат делово и целенасочено; от участниците се изисква активно изказване на мнения, предложения, идеи и препоръки; заседанията се провеждат по предварително подготвен дневен ред и часови график.
1. Подготовка и организация на делова среща

Всяка делова среща изисква предварителна подготовка и организация. Тя се провежда по предварително разработен сценарий като се представя дневния ред, прави се списък с участниците, изготвяне и изпращане на покани, осигуряване на материали - това са: папки, писалки, копия от разпечатки на презентации, осигуряване на зала с бяла дъска, мултимедиен проектор, близост до офис техника, телефон, осигуряване на мебели, създаващи удобство и делова атмосфера, настаняване на гостите, подготовка на програма с посещение на туристически и културни обекти, кетъринг, осигуряване на чай, кафе, безалкохолни напитки. Когато се провеждат конференции, симпозиум и конгрес се организират брифинги или пресконференции. Ако деловата среща се осъществява между колеги не се изисква подготовка на баджо с имената, длъжността и снимка, но ако не се познават тези елементи задължително се изработват. При подготовката на масата за хранене се поставят табели с фамилното и личното име и позицията, която лицето заема в съответната организация.

Добре организираната подготовка на деловата среща гарантира до известна степен техния благополучен завършек. От гледна точка на участниците е важно да се уважават интересите и исканията на отсрещната страна, да има стремеж към взаимно разбиране на мотивите, да се търсят мостове за постигане на съгласие.

Сформиране на екип:

Като начало ръководителят на срещата трябва да промени и адаптира "езика на преговорите". Думата "опонент" се замества с "две страни" или дори с "партньори". Думата "спор" създава чувство на противопоставяне и конфликтни желания. "Дискусия" е по-положителна дума относно размяната на възгледи. "Разликите", които са основна причина за преговори, могат да станат "стартова точка", намеквайки, че всяка страна ще завърши с различна позиция от тази, с която е започнала. В своя автентичен вариант преговорите не са "победа" на едната страна и "разгром" на другата, а по-скоро "съгласие", постигнато с общите усилия на двете страни. Новият понятиен апарат на мениджъра би следвало да звучи по следния начин: две страни се срещат, за да обсъдят новосъздалата се ситуация, с която те първоначално не са съгласни, но достигат до компромис, който ги задоволява.

Дневен ред, регламент, функции и роля на водещия:



Сподели линка с приятел:





Яндекс.Метрика
Организация на делови срещи и представителни форуми 9 out of 10 based on 2 ratings. 2 user reviews.