Комуникациите в бизнеса в съвременните условия


Категория на документа: Икономика


Аграрен университет
Факултет по Икономика
Катедра Туризъм

Курсов проект
по "Бизнес комуникации"

На тема: "Комуникациите в бизнеса в съвременните условия"

Изготвил: Дафина Стоянова, Фак. № 397Т

Проверил: проф. Георги Кузманов

Гр. Пловдив, 2014г.

Огромна е ролята на общуването. Като вид човешка дейност,то е фактор за социализиране, превръщане на човека от биологично в разумно и социално същество, в личност и член на обществото. Както е казал Т. А. Мърфи, бивш управител на General Motors, -,, .... в крайна сметка комуникациите в бизнеса и мениджмънта са най-важни...ефективните комуникации могат да доведат до успех или провал на организацията или поне да определят степента на нейния успех. " Независимо от вида организация, обмяната на информация е от голямо значение. Комуникациите са еднакво важни и за организацията, и за отделните хора, работещи в нея.
Голяма част от информацията между хората в дадена организация не е непосредствено свързана с тяхната работа , но същевременно е жизненоважна за тях. Тъй като комуникациите са решаващ фактор за успеха, много организации подготвят своите служители за успешно комуникиране. Създават се различни обучаващи програми, насочени към отделни аспекти на комуникациите и комуникационните връзки. Особено активна в това отношение е Американската асоциация за управление (American Management Association), организираща такива курсове по комуникации като (1): стратегии за развитие на ефективни презентации; ефективен професионален език; ефективно слушане и писане; водене на успешни преговори; култура на междуличностните отношения; делова кореспонденция; нови комуникационни технологии и др.
Днес трудно може да попаднем на обява за работа или за конкурс за работно място, в която да отсъства критерият "комуникативност" или "умение да се общува". Понятия като "организационна комуникация", "корпоративна комуникация" или "бизнес комуникация" отдавна са се превърнали в ключови за мениджмънта, предприемачеството и човешките ресурси. Те дори се поставят на много по-предни позиции отколкото, примерно, доброто и квалифицирано образование, лидерските качества или способността да се рискува. Защо е така? Толкова ли е голямо значението на общителността в бизнеса и организационния живот? Какво следва да разбираме под "бизнес комуникация"? Кои са нейните водещи функции и видове? Каква е характеристиката на комуникационните умения? Има ли връзка и каква е тя между управленската власт и мотивацията на персонала, от една страна, и бизнес комуникацията, от друга? Кои са най-често срещаните бариери и спирачки пред съвременната бизнес комуникация? Отговорите на тези и други подобни въпроси ще помогнат за по-доброто ориентиране във феномена и процеса бизнес комуникация. Изясняването им със сигурност е добър подстъп към едни от най-важните дейности в организационното общуване - вербалната и невербалната комуникация, писането и четенето в бизнеса и предприемачеството.
В своя фундаментален труд "Наука за комуникацията" Роланд Буркарт изяснява понятието "комуникация" чрез анализ на седем главни сегмента: комуникацията като социално поведение; човешката комуникация като социално действие; комуникацията като социална интеракция; комуникацията като опосреден процес (в т.ч. и понятието "медия"); човешката комуникация като символно предавана интеракция; символно предаваната интеракция като специфично човешка комуникационна модалност; обратната връзка или още feedback като контрол на постигнатия от комуникативното действие резултат (в т.ч. масовата комуникация). Тръгвайки от елементарното, но точно схващане на Малецке, че комуникацията е предаване на значения между живите организми, Буркарт стига до схващането за човешката комуникация като социално действие: "...Човешката комуникация трябва да се разглежда като събитие, което се локализира в областта на социалното действие: "осъществяващият комуникация човек" е този, който прави нещо с оглед на (най-малко) един друг човек - той действа следователно "дълбоко" социално", от една страна, и като социална интеракция, от друга: "За да може комуникацията изобщо да се състои, е необходимо (най-малко две) живи същества да влязат помежду си във връзка - формулирано от гледна точка на социалните науки: да са в интеракция. Комуникацията като събитие, което протича между живи същества, може да бъде разбрана като специфична форма на социалната интеракция.". Под комуникатор Буркарт разбира всеки, който действа комуникативно и иска да съобщи нещо, опитвайки се да реализира общата интенция (цел, намерение или стремеж) на своето комуникативно действие, т.е. да сподели значения с някого или с някои други партньори в комуникационни процес, като "раздава" съдържанията, които трябва да предаде чрез употребата на една медия. Така той ги изразява и ги прави достъпни за някого или за някои. Реципиент е онзи комуникативно действащ, който иска да разбере нещо и се опитва да реализира общата интенция на комуникативното си действие, и по-конкретно - да сподели значения с някого, съответно с повече комуникационни партньори, като приема предаваното чрез медията послание и се стреми да разбере неговото значение. Реципиентът приема и консумира изпратеното от комуникатора съобщение и може да се обозначи още като адресат, получател или консуматор.
Джон Фиск прави интересно въведение към теорията на комуникацията, като не пропуска да зададе и няколко актуални от изследователска гледна точка въпроси: "Комуникацията е една от онези човешки дейности, която всеки може да разпознае, но малцина са в състояние да я дефинират задоволително. Комуникация е говоренето между двама души, това е телевизията, това е разпространяването на информация, това е стилът на прическата, това е литературната критика: списъкът е безкраен. Един от проблемите, стоящи пред академичните среди е имаме ли действително основание да прилагаме термина субект (предмет) на изследване към някоя от различните и многообразни прояви на тази дейност като човешката комуникация? В това число и изследването на лицевото изражение и литературната критика? Представлява ли това натрупване на ценен опит?". Наблюденията на Джон Фиск се основават на компаративните анализи на две главни школи в интерпретирането на комуникацията - т.нар. "процесна школа" и школата на семиотиците. Основните му ориентации по отношение на изясняването на понятието и феномена "комуникация" се свеждат до няколко хипотези. Първо, той допуска, че цялата комуникация включва знаци и кодове. Знаците са артефакти или действия, които насочват към нещо друго - различно от самите тях, и това е така, защото те имат означаващи конструкции. Кодовете са системите, в които знаците са организирани и които детерминират по какъв начин те (знаците) могат да се отнасят едни към други помежду си. Второто е, че тези знаци и кодове се предават или се предоставят на разположение на останалите и че комуникация, реализирана чрез предаването или получаването на знаци (кодове) всъщност е практиката на социалните отношения. И третото, много важно предположение на този автор, е свързано с обстоятелството, че комуникацията заема централно място в живота на нашата култура: без нея културата на всеки вид е немислима. Нещо повече - лишената от комуникация култура е мъртва. Следователно изучаването на комуникацията включва и проучването на културата, с която тя е интегрирана.

След като се докоснахме до терминологичните ориентири на комуникацията, е добре да се опитаме да очертаем понятийната и функционална физиономия на феномена, който пряко ни интересува, а именно - бизнес комуникацията. Не може и дума да става за спор относно огромната й роля в мениджмънта, предприемачеството и като цяло в организационния живот. Да се замислим: има ли дейност в бизнеса, която да не се извършва с помощта на писането и четенето, говоренето и слушането? Да се опитаме да отговорим и на още един въпрос: възможно ли е да се осъществяват бизнес начинания и да функционира която и да било организация без наличието на информация, без изградената система за изработване, предаване, приемане, обработване и съхранение на информацията? Проучванията сочат, че работещите отделят между 70 и 85 процента от времето си за общуване с ръководители, колеги, подчинени, клиенти, външни партньори и пр. В преки речеви контакти или с помощта на жестове и погледи, чрез електронна поща и факсове или благодарение на стационарните или подвижните телефони - както на съвещания и конференции, така и в по-тесен кръг - сред служителите на една организация, мениджърите осъществяват главните си функции - планиране, координиране, ръководене и контролиране. Всичко това е възможно в резултат на организационната комуникация. Но какво представлява бизнес комуникацията и може ли да се даде приемливо определение за нея?
Според Реймънд Лесикар, бизнес комуникацията представлява дейност или процес, който дава възможност на хората да работят заедно. Костли и Тод смятат, че процесът на комуникацията (респективно изпращането, приемането и тълкуването на съобщението) е умението на хората да разбират и да бъдат разбирани, а според Питър Дракър, комуникативността представлява способността да се организират и да се изразяват идеите в писана и говорима реч. Широко разпространени са твърденията, че комуникацията е основна функция на бизнеса и че е проводник, механизъм и средство за размяна на информация в организацията: "Независимо дали е писмена или устна, тя е проводникът, чрез който бизнесът говори на своите потребители. Тя е механизмът, чрез който управлението влияе на работещите и напътства дейността им. Тя също е и средството, чрез което работещите осигуряват информацията и обратната връзка, от която управлението се нуждае, за да взема разумни решения. Една организация, която осъществява ясна, съдържателна и ефективна комуникация с клиенти, служители, акционери, кредитори и обществеността, има добри шансове да изгради отношения на доверие и може да разчита на сътрудничество". Изследователят в областта на логиката, лингвостатистиката и обществените комуникации Цветан Кулевски предлага бизнес комуникациите да се интерпретират в две посоки - икономическата система за производство и размяна на стоки и услуги и отношенията на хората, заети в тази дейност: "За да се разберат бизнес комуникациите на човешките общества, те трябва да се изучават в два аспекта: според първия, икономическата система е механизъм, който позволява производството, прехвърлянето, пренасянето и използването на стоки от всякакъв вид и във всякакво количество. Според втория аспект, икономическата система е съвкупност от бизнес отношения между хора и групи, които поддържат тази размяна или това обръщение на стоки и услуги - и обратно. От тази гледна точка изучаването на икономическия живот на обществата заема място в общото изследване на социалната структура".
Комуникацията е от много голямо значение за предприемачеството и за бизнеса, тъй като тя самата е неразделна част от всяко предприемачество и всеки бизнес. Тя наистина дава безалтернативна възможност на мениджърите, предприемачите и бизнесмените да привеждат своите планове в действие, да избягват дублирането на функции и изпълнението на ненужни дейности, както и да координират положените усилия, да споделят знания, да докладват за свършената работа и за осъществения напредък, да решават проблеми, и т.н. Комуникацията помага на служителите и работниците да установят необходимите отношения с физически или юридически лица, хора или цели фирми извън организацията: това са представители на други организации (доставчици, компании, предлагащи различни услуги, корпоративни клиенти), както и индивидуални потребители (други клиенти и широката публика като цяло). Без комуникация бизнесът е немислим - той не може да се прави и не може да функционира, респективно, да се планира, организира и развива. Бизнес комуникацията редом с всичко друго представлява междуличностна или междугрупова комуникация, която е подчинена на целите на мениджмънта и предприемачеството. Нейните задачи са свързани с предаването и приемането на професионална информация с оглед нормалното функциониране на организацията, както и във връзка с ефективното изработване и прилагане на управленските решения в т.ч. и контрола върху тяхното изпълнение. Кои са водещите функции в бизнес комуникацията, според научните изследвания? Според някои от тях комуникацията в бизнеса представлява обмен на съобщения, водещ до разбирането на техните значения и тя се реализира чрез своите две основни функции: първата е да помага на членовете на организацията да постигат своите цели, а втората е да съдейства за сплотяването на членовете в групата. Позовавайки се на един от най-ценните анализи на организационната комуникация, ще изразим съгласие с начина, по който извежда нейните главни функции: информативна, регулативна, убеждаваща и интегрираща.
Редица изследвания сочат, че около 75% от работното време се губи за различни форми на комуникация. Ако си припомним максимата ,,времето е пари" , се стига до извода, че стойността на деловите комуникации е огромна. Този факт обяснява и големия интерес към тях. Ефективните комуникации са скъпи за организацията, но неефективните са още по-скъпи. Разходите за различни типове делова кореспонденция са се променяли във времето в зависимост от използваните технически средства , като най-бърз и ефективен метод в наши дни се утвърди използването на компютърните информационни технологии.
Финансовите загуби при комуникациите играят съществена роля в живота на организацията, но голямо значение имат и други, макар и по-незабележими загуби вследствие на неудачни комуникации. Несъмнено подобни неефективни комуникации водят до грешки неправилно разбиране, лошо изпълнение и негативни емоции.
Реорганизациите и преструктурирането на предприятията съществено увеличи ролята на комуникациите. Съкращаването на производството, спирането на някои програми за осигуряване на заетостта и предсрочното пенсиониране - всичко това се превърна в разпространена практика на организациите, опитващи се да ограничат бизнес разходите си.
В резултат на преструктурирането на фирмите психологическото натоварване върху сътрудниците в тях нараства. Ролята на комуникациите на този етап е голяма. Работниците, които остават след съкращението, се чувстват неуверени по отношение на запазването на работните си места и са склонни да се доверяват повече един на друг, отколкото на организацията. В резултат на това подобряването на комуникациите между работодателите и работниците придобива особено важно значение за спечелване доверието и намаляване чувството на неувереност у последните. Бъдещият успех на организацията зависи от останалите в нея сътрудници и комуникациите са жизнено необходими за стимулиране на тяхната дейност. Практиката сочи, че въпреки по-малкия размер на много организации, наличието на различни нива в организацията и разпределението на задълженията във всяко от тях, разпространението на информация е силно затруднено. Затова като специално условие за подобряване на работата мениджърите отбелязват: ,,Подобрявайте комуникациите! ".
Ръстът на международното коопериране също прави деловите комуникации все по-важни и сложни. Хората с различни култури често нямат еднозначно разбиране и възприемане на едно и също послание, което води до неуспех в комуникациите. Процесът на ефективно и адекватно възприемане на съобщенията от хора с различна национална култура може да се повлияе от разнообразни езикови и културни фактори. Множество изследвания върху бизнес комуникациите показват , че трудовият морал в колектива е важен показател за ,,здравето" на организацията. Колкото по-добре са развити комуникациите, толкова по-добро е моралното и психическо състояние на сътрудниците. Ръководители, които не са доволни от това състояние на сътрудниците си, трябва да създават допълнителни възможности за общуване с тях. Междуличностните отношения сред служителите също влияят върху удовлетвореността им от собствения им труд. Работейки в екип, те изпитват задоволство и удовлетворение от работата си.
Комуникациите възникват в разнообразна обстановка и при различни обстоятелства. Многообразието на комуникационните процеси изисква от ръководителя способност да се адаптира към множество ролеви форми на общуване. Тези роли включват: роли за вземане на решения; информационни роли; междуличностни роли и други. Общото между всички тези роли е, че ако мениджърът желае да работи ефективно, той трябва да създаде ефективни комуникации. Във връзка с това се появи и понятието ,,управление сред народа", което предполага увеличаване на времето на ръководителя, прекарано сред служителите, доставчиците и клиентите с цел усъвършенстване комуникациите между тези групи. Така създадените неформални комуникации стават стимул за вземане на управленски решения, основаващи се на обратна връзка с всички хора, допринасящи за успеха на организацията. В световен мащаб се забелязва тенденция към все по-силно въвличане на работниците в процеса на вземане на решения. Практиката на делегиране на права се налага все по-често с цел компанията да остане конкурентноспособна. Този нов акцент дава допълнителни възможности на ръководители и служители да установят ефективни комуникации. Комуникациите между лидера на екипа и неговите членове в идеалния случай са открити и силно интерактивни и водят до оптимизиране обмена на информация.
Динамиката на работната сила, промените в нейния качествен и количествен състав създават нови проблеми за специалистите по комуникация. Навсякъде в света съществено се променя структурата на работната сила (процентно съотношение на работещите жени и мъже, работници с различен произход, култура и други показатели). Това естествено влияе върху динамиката на развитие на организациите. Последвалите организационни изменения в самите фирми могат да се контролират и насочват в необходимата посока само чрез ефективни комуникации.
Движението за качество в световен мащаб и внедряваните системи за тотално управление на качеството, предполагащи атмосфера на откритост и доверие в цялата организация, са предпоставка за успех на всяка програма за повишаване на качеството. Очевидно е, че тези изисквания са пряко свързани с усъвъшенстване на комуникациите. Средата на междуличностното общуване и по-специално промените в тази среда, водят до последици дори извън самата организация. Напрегнатите ситуации влияят върху междуличностното общуване и ефективността на тяхното взаимодействие. Тези комуникационни проблеми се изострят при наличието на служители с различно ниво на компетенции. Появяват се специалности и специалисти със сравнително по-отдалечени интереси от общите такива на организацията, при което комуникационните проблеми стават все по-сложни.
Промяната на начина на живот също влияе на работещите както от гледна точка на междуличностните отношения, така и от гледна точка на организацията. От една страна, у тях може да отслабне интересът към работата или пък обратно - да бъдат изцяло погълнати от нея, в резултат на което да пострадат други аспекти от техния живот. Личните проблеми дори когато не са свързани с работата, оказват влияние върху резултатите от нея. Умението да се преодолява стресът е едно от изискванията на съвременния живот. Отрицателните социални явления (раздяла, развод и др.) съществено рефлектират върху всички страни от живота на хората и засилват комуникационните проблеми, както в междуличностнитен, така и в организационен план.
Еволюцията на комуникационните технологии доведе до увеличаване достъпа на информация до ръководството на организацията. Тя също така усъвършенства възможностите за бързо и евтино разпространение на информацията. Това обаче не отмени необходимостта от специалисти по комуникация. Напротив, компютъризацията повиши неговата роля, т.к. именно той трябва да определи каква информация да се изиска и на кого да се предостави. Все по-голям брой фирми назначават ,,директор по комуникации", който отговаря за информационните потоци в организацията и за решаване на комуникационните проблеми. Независимо от все по-сложните технологии, винаги ще са необходими хора с практически опит в областта на комуникациите и комуникационните процеси.

Комуникациите - устни и писмени, добрите взаимоотношения с контрагентите имат голямо значение не само за ефективното функциониране на организацията, за деловата работа, но играят съществена роля за успеха както в нашата трудова дейност, така и в нашия личен живот. Ако ние можем да общуваме ефективно говоримо и писмено, ние притежаваме едно важно много ценно умение. Това умение, тази способност все повече се цени в бизнеса не само в страните с развита пазарна икономика, но и в страните, намиращи се в прехода към пазарна икономика.

Ръководителите и специалистите в търговията, промишлеността и държавното управление на САЩ постоянно изтъкват необходимостта от все по-добро делово общуване, от повишаване изискванията към служителите в това отношение.
Ето някои изисквания в длъжностните характеристики на компании в САЩ за подготовка и способности на служителите по делово общуване.

Според едно изследване на Университета в Илинойс такива изисквания се предявяват за 340 видове работа в 30 области.

Служителят трябва:
- да може да контактува ефективно на всички равнища на управлението;
- да има достатъчен опит или подготовка за устно или писмено представяне и да показва добри способности за писмена работа;
- да прави специални анализи, да извършва проучвания и да подготвя доклади и предложения;
- да има способности за делови контакти и "да продава" идеи;
- да бъде в състояние компетентно да води кореспонденция;
- да може да установява и поддържа добри отношения с клиентите;
- да умее да събира, анализира и интерпретира информация, както и да пише аналитични доклади.
Към горното трябва да добавим, че бизнесмените в западните страни поставят способността за общуване на първо място сред личните качества на служителите за издигане на ръководна работа или на по-висока длъжност. За повишаване в длъжност или издигане на ръководно място се изискват определени способности и качества, които могат да се представят схематично във вид на стъпала (фиг.1).



Сподели линка с приятел:





Яндекс.Метрика
Комуникациите в бизнеса в съвременните условия 9 out of 10 based on 2 ratings. 2 user reviews.